【社内の業務フローをシステム化！】
企業において、財務会計・給与などの業務システムの導入率は、90％を超えていると思われます。業務の流れ＝ワークフローのシステム導入率はどうでしょう。中小企業ではまだ20％という状況のようです。人手不足による業務の効率化、よりレベルの高い仕事を行う必要がある中で、ルーチン化されているワークフローのシステム導入が、なぜ進まないのでしょうか？

以下の要因があると考えています。
①手書き文書＋回覧 → 電子ファイル＋メールによってデジタル化が進み、以前より効率的になった
②業務フローを変更してしまうと、業務効率が悪くなってしまいそうで、なかなか変更できない
③ワークフローシステムは費用が高い。また例外的な業務が多く、ルール　化しにくい、結果として
　システム構築は難しい

本当にそうでしょうか？
①【手書き文書＋回覧 → 電子ファイル＋メール】について
　アナログ → デジタル化により情報の共有化という点で、成果はあがっています。ルーチンワーク
　のさらなる高速化、無駄・重複作業の排除によって業務の効率化を図るには、ワークフローシス
　テムが高い効果をあげると思います。
②【業務フローを変更しない】について
　業務フローの変更を前提とするのではなく、現在の業務をまず分析してはどうでしょう。無駄・
　重複・ボトルネックが見つかるかもしれません。これらを解消すれば、業務の効率化につながっ
　ていきます。業務の見直しを行う中で、システムをうまく活用すれば、さらに効果が上がると
　思います。
③【システム導入費の高さと、例外的な業務への対応】について
　低価格で高機能のワークフローシステムがあります。ＡＳＰサービスで、すぐに利用でき、
　ノンプログラミング＆無償で評価できます。お客様が不安に感じている「例外的な業務」につい
　て、本格的にシステムを導入する前に確認できます。以下でご紹介します。

当社が開発パートナー第1号になった、クエステトラ社ＢＰＭＳｕｉｔｅになります。
新規顧客への商品提案において、担当者が入力、上司がチェック、最終結果を報告書に出力する、というワークフローの例になります。
1．組織とワークフローを作成します。
　新規顧客へ商品を提案する一連の対応をシステムに登録します。
　画面1．ワークフロー全体図
　
　※数日で設定できます。
2．新規顧客への商品提案のワークフローを行います。
　①担当者が新規で営業情報を登録します
　画面2．新規営業入力画面
　
　②リーダーとマネージャーが確認し、承認／否認します。
　③承認されたら、担当者は日々の訪問状況を登録します。
　④結果が確定したら、上司がチェックして役員向け報告書を作成します。
　画面３．活動報告書ＰＤＦ
　
３．ワークフローの問題点について検証します。
　①誰のところで業務が滞留しているのか？
　画面４．ワークフロー進捗状況
　
　②訪問件数と成約率の関係はどうなっているのか？
　③成約までにどれくらいの時間がかかっているのか？
　※②③について画面イメージはありませんが、確認できます。

本システムは、ＡＳＰサービスですので社外でも利用できます。『社外なので、確認できない』といった理由で、何日も承認が遅延されるといったことが、簡単に解消されます。営業担当者は社内に戻らなくても、出先で入力できます。今後働き方改革が進んでくると、在宅勤務を導入するケースがあるかもしれません。そのような場合、自宅でワークフローシステムを利用することができます。また、他システムとの連携を考慮していますので、簡単に構築することができます。訪問した顧客の詳細情報を確認したければ、入力中の顧客名から顧客管理システムを自動検索することができます。当社が推奨しています超高速開発ツール「Ｗａｇｂｙ」であれば、半日で連携することができました。
　画面５．Ｗａｇｂｙ連携画面
　

自社の業務について見直しを行いたい、ワークフローシステムに関して興味のある方は、ぜひお声をかけていただければと思います。

文責：天井 誠一